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Les audits |
dimanche 28 décembre 2003, par Loic
Définition
La définition de l’audit qualité est celle de la norme NF X 50-120 reprise dans NF X 50-136, spécifique.
« L’audit est un examen méthodique d’une situation relative à un produit, processus, organisation, en matière de qualité, réalisé en coopération avec les intéressés en vue de vérifier la conformité de cette situation aux dispositions préétablies et l’adéquation de ces dernières à l’objectif recherché ».
Les intéressés sont les personnes ayant une responsabilité directe dans la situation examinée.
La coopération est le fait de participer à une œuvre commune ; c’est une collaboration ; l’auditeur doit avoir l’accord, l’aide, l’appui, le concours, la contribution du responsable de la situation examinée.
La situation se rapporte à trois domaines le plus souvent traités séparément, mais parfois ensemble. On distingue donc :
L’audit produit : le terme produit est pris, comme précédemment, au sens large ; c’est un matériau, un matériel ou un service incluant ce qui est nécessaire à son utilisation, son conditionnement, sa maintenance.
A noter que l’audit produit ne se limite pas à la conformité, mais s’intéresse également à l’adéquation de ce produit à l’usage prévu.
L’audit processus, ou procédé, c’est-à-dire les enchaînements et modes opératoires permettant d’élaborer et contrôler tout ou partie du produit.
L’audit d’organisation, ou de systèmes, c’est-à-dire les modalités et règles (particulières ou générales) auxquelles sont soumis la totalité, ou une partie, des moyens concourant à l’élaboration et au contrôle d’un produit, d’un service (par exemple, une instruction particulière, une procédure, ou telle ou telle autre partie du système de l’assurance de la qualité du fournisseur).
Les dispositions préétablies, visées par l’audit, peuvent concerner :
La définition du produit ou service par ses documents de référence : réglementations, normes, commandes, spécifications, cahier des charges et autres documents contractuels...
Les documents spécifiques des processus et des procédés.
Les procédures internes ou règles écrites d’organisation que s’est fixées le fournisseur et qui déterminent les fonctions, les responsabilités et les actions pour parvenir au but recherché (par exemple, manuel qualité, plan qualité).
Ces dispositions constituent le référentiel sur lequel doit être fondé l’audit.
Dans la définition de l’audit qualité, l’accent n’est pas mis seulement sur la comparaison entre les actions réellement menées et les dispositions à l’objectif visé : les constatations opérées lors de l’audit doivent permettre aux responsables, si besoin est, d’engager des actions correctives ou préventives. Définir ou proposer ces actions n’entre pas dans la fonction de l’audit. C’est aux responsables des parties concernées qu’il appartient ensuite d’exploiter dans ce sens les conclusions de l’audit.
Classification générale des audits qualité
Comme la situation examinée entraîne exactitudes et écarts, par rapport aux dispositions préétablies, les deux doivent être portés à la connaissance du responsable de la situation ; c’est un constat et jamais un contrôle ou une inspection, il faut donc un climat de confiance entre auditeur et audité.
Dans l’audit interne, ce constat est établi par un organisme intérieur à l’entreprise, fonctionnement indépendant du département ou du service concerné.
Dans l’audit externe, ce constat est établi par un organisme extérieur à l’entreprise auditée.
Comme toute organisation dérive dans le temps par rapport aux dispositions préétablies, cet examen méthodique a pour unique but le progrès par confirmation des exactitudes et détection des écarts ; l’auditeur est donc un tiers. Juridiquement c’est une personne qui n’est pas et qui n’a pas été partie d’un contrat, d’un jugement ; le tiers est neutre.
L’audit interne permettra au chef d’entreprise ou responsable du secteur concerné de vérifier :
la mise en œuvre des dispositions préétablies,
leur adéquation à l’objectif recherché,
pour maintenir ou améliorer le système d’assurance de la qualité.
Les responsabilités
Dans le cas de l’audit interne où les circonstances sont, le plus souvent, le suivi systématique :
Le déclenchement est effectué par la direction de l’entreprise, du département ou du service concerné ;
L’exécution est du ressort d’un service (ou d’une cellule) spécialisée, de personnes étrangères au secteur, de personnes extérieures à l’entreprise ;
Les conclusions sont soumises au responsable de secteur audité qui en tire les conséquences ;
L’exploitation est interne à l’entreprise.
Le profil de l’auditeur
Outre la confidentialité qui s’applique à la nature et au contenu de l’audit, mais aussi à l’existence même de ce dernier, citons les qualités personnelles requises : objectivité, aptitude à la communication (écoute pendant 70 % du temps), adaptation aux circonstances, aux audités, capacité d’analyse, justesse de jugement. Ce n’est pas un inquisiteur, il se doit au contraire d’établir la confiance et la coopération avec les audités.
Sa formation comprend : la qualité, les techniques d’audit, les techniques d’entretien et de communication. Il doit connaître les codes, les règlements, les normes et, sans être un spécialiste, avoir une connaissance technique suffisante du domaine audité. Seul un entretien de sa compétence, par une pratique régulière après une formation spécifique, le rend efficace ; il doit suivre des stages de remise à jour de ses connaissances.
Dans le cas d’un audit important, il est souhaitable de former une équipe d’auditeurs (rarement plus de trois ) avec un responsable qui, seul, conduit l’audit.
Les phases de l’audit
La phase préparatoire
La phase préparatoire de l’audit comprend :
la collecte des documents relatifs à la situation auditée : c’est le référentiel ;
la préparation d’un gestionnaire qui n’est pas un carcan ;
l’organisation d’une réunion préalable où sera reprise, avec les audités, la philosophie qui n’est pas celle d’un contrôle mais d’une coopération ; à cette réunion assistent le responsable de la situation audité et les audités eux-mêmes ; c’est la communication de l’ordre du jour ;
la notification officielle rappelant date, lieu, heure et objet de l’audit ;
la préparation de la conduite de l’audit.
La conduite de l’audit
La conduite de l’audit comprend :
l’examen méthodique de la situation ;
la mise en évidence des écarts, le pointage des exactitudes ;
l’évaluation de l’influence entre écarts et objectifs ;
la recherche de l’origine des écarts ;
la réunion de fin d’audit où l’auditeur donne une synthèse de ce qui à été vu et tient compte des remarques, des suggestions, des contradictions relevées par les audités ; il peut même à ce stade vérifier les points qui ne sont pas clairs ou méritent un retour pour s’assurer de la véracité de son observation. Chaque fois qu’il y a doute, il doit bénéficier à l’audité ;
la rédaction du rapport d’audit.
L’exploitation de l’audit
Dans un audit interne :
L’organisme auditeur transmet son rapport avec les conclusions et éventuellement des suggestions.
L’organisme audité détermine et conduit les actions correctives.
Dans un audit externe :
L’organisme auditeur transmet son rapport avec les conclusions et éventuellement des suggestions ; il n’a pas de solution à proposer.
L’organisme audité examine les opportunités d’actions correctives, avertit l’organisme auditeur des mesures prises et des délais.
L’organisme auditeur donne son avis sur l’adéquation des mesures d’actions correctives et propose, éventuellement, un nouvel audit.
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